Flatbeheer hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit document willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Flatbeheer houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- de persoonsgegevens van onze relaties verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document;
- de verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de door ons verwerkte persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van de rechten van de geregistreerden omtrent hun persoonsgegevens, hen hierop wijzen en deze respecteren.
Als Flatbeheer zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de door ons verwerkte persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit document, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van leden, hun of onze relaties
Persoonsgegevens van onze relaties worden door Flatbeheer verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden (verenigings- en financiële administratie);
- Communicatie over lidmaatschap van VvE’s, bemiddeling bij geschillen, verenigingsactiviteiten en verenigingsdiensten (onder meer deelname aan collectieve verzekeringen).
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Verstrekking door uzelf aan Flatbeheer of aan relaties van Flatbeheer in het kader van de beheersactiviteiten van Flatbeheer ten behoeve van VvE’s (zoals onderhoudsdiensten, collectieve verzekeringen en bijeenkomsten), een aanvraag inzake lidmaatschap of bemiddeling bij een geschil of verstrekking in het kader van een samenwerkingsovereenkomst (bijvoorbeeld met een bewonerscommissie of de gemeente);
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Flatbeheer de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam/voorletters;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Geboortedatum;
- Adresgegevens (locatie werkzaamheden, factuur- of correspondentie-adres)
- (Zakelijk) Telefoonnummer;
- (Zakelijk) E-mailadres;
- Internetsite
- Geslacht;
- Titel, en
- Bankrekeningnummer (IBAN).
Flatbeheer slaat uw persoonsgegevens op ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst met de VvE en daarna ten behoeve van de fiscale verantwoording voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van abonnees van de Flatbeheer digitale Nieuwsbrief
Persoonsgegevens van digitale Nieuwsbrief abonnees worden door Flatbeheer verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Aanmelding als lid, door uzelf verstrekte gegevens of het inschrijving formulier voor de Nieuwsbrief.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Flatbeheer de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam/voorletters;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Geslacht;
- Titel, en
- E-mailadres.
Flatbeheer slaat uw persoonsgegevens op ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men aangemeld is.
Elk exemplaar van de nieuwsbrief geeft u de mogelijkheid voor de nieuwsbrief uit te schrijven.
Verwerking van persoonsgegevens van geïnteresseerden
Flatbeheer verwerkt de persoonsgegevens van geïnteresseerden ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de vorm van informatie, nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Verstrekking door uzelf, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op social media;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de FLATBEHEER de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam/voorletters;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Adresgegevens;
- Geslacht;
- Titel;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres, en
Flatbeheer slaat uw persoonsgegevens op ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men gezien wordt als een geïnteresseerde.
Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
Flatbeheer verwerkt de persoonsgegevens van medewerkers ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de arbeids- of andere samenwerkingsovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De stage-, arbeidsovereenkomst, uitzend- of pay-rollovereenkomst of overeenkomst van opdracht.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de FLATBEHEER de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam/voorletters;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Adres en woonplaats
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Geslacht;
- Titel;
- Beloningsgegevens;
- Kopie ID;
- BSN-nummer, en
- Bankrekeningnummer (IBAN).
Flatbeheer slaat de persoonsgegevens van medewerkers op ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Tot een jaar na afloop van een contract en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken, indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het verzorgen van:
- de internetomgeving van onze internetsite;
- de (financiële) administratie;
- collectieve verzekeringen;
- collectieve (onderhouds)abonnementen;
- verenigingsactiviteiten met partners van Flatbeheer (voor zaken als bijeenkomsten en inkoopvoordelen)
- nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij afspraken die nodig zijn om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden, indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Flatbeheer bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Flatbeheer van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Het door u ingeroepen recht kan worden beperkt door wettelijke verplichtingen die aan Flatbeheer zijn opgedragen.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen, zodat wij uw klacht kunnen verhelpen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons in dit document nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.
Contactgegevens
Flatbeheer
Parkdreef 348
2724 EZ Zoetermeer
079 – 342 30 36
info@flatbeheer.nl